Como a Gestão de Processos pode me ajudar?
Gestão de Processos (GP) é uma disciplina que agrega uma série de técnicas capazes de atuar continuamente no processo de trabalho, de modo a utilizar os recursos de forma mais eficiente e direcionar seus resultados para o alcance do objetivo perseguido, alinhando o processo às diretrizes estratégicas da organização, gerando, desta forma, um ciclo PDCA. O objetivo aqui não é expor todas as técnicas disponíveis para intervenção nos processos de negócio, mas tornar mais clara a forma como a GP pode atuar para a melhoria contínua dos seus processos ponta-a-ponta.
Para o correto entendimento do que foi descrito é necessário esclarecer o que afinal é um processo de trabalho.
Processo de trabalho é a reunião de recursos (humanos, tecnológicos, infra-estrutura etc.), norteada por direcionadores (regras de negócio, legislação, controles, valores) com o objetivo de transformar (agregar valor) insumos (matéria-prima, informação, etc) em produtos e serviços.
De forma mais esquemática temos: Entradas, Recursos, Direcionadores, Transformação (fluxo de atividades) e Saídas.
- Componentes do processo
É precisamente por meio desses componentes que a GP atua para a melhoria contínua do processo de trabalho. Assim, ao analisá-los os gestores deverão verificar as oportunidade de melhoria, conforme abaixo:
Entradas
Os insumos devem estar disponíveis na medida e no momento certo para alimentar o processo.
Recursos Habilitadores
Os profissionais, na proporção adequada, devem ter conhecimento, habilidade e atitude (CHA) para lidar com o processo; ter disponíveis a infra-estrutura e tecnologia adequadas (sistemas, hardware, software) para atuar corretamente na transformação do processo.
Direcionadores de Negócio
As atividades desenvolvidas no processo de negócio obedecem a uma série de regras, legislações, controles, valores. Esses direcionadores devem estar sempre atualizados, evitando regras e legislações caducas, controles mal construídos, mal comunicados, demasiados ou escassos.
Transformação
A análise do fluxo de atividades do processo deve verificar se há gargalos, atividades que não agregam valor, excessivos handoffs (passagem de bastão), retrabalhos, duplicidade de responsabilidades, muitos contatos com o cliente, oportunidade de automação.
Saídas
O produto ou serviço deve ser entregue dentro do prazo e cumprir as expectativas do cliente, buscando-se minimizar a variabilidade e defeitos.
Analisados os componentes do processo de trabalho, utilizando-se, para tanto, as técnicas e boas práticas da GP, os gestores poderão realizar ações para o aperfeiçoamento e controle do mesmo. O Escritório de Processos, na Coordenadoria de Gestão Estratégica, poderá auxiliar os gestores disponibilizando as ferramentas e técnicas necessárias para o melhoramento contínuo dos seus processos.
Avaliando a Performance dos Processos de Trabalho
A medição dos processos de trabalho é vital para a gestão da organização, no entanto, saber o que medir e como medir é determinante para o alinhamento dos esforços despendidos para a realização eficiente, eficaz e efetiva das atividades geradoras da valor.
Segundo o CBOK 3.0, desempenho de processo é o "rendimento de um processo em termos de extrapolação de tempo, custo, capacidade e qualidade".
Assim, para quantificar o desempenho torna-se necessária, com auxílio dos gestores, a criação de INDICADORES e METAS.
Os indicadores dos processos, sempre que possível, deverão, de acordo com a necessidade e custo benefício do monitoramento, conter os seguintes dados:
• Nome (nome sucinto para o indicador).
• Tipo (eficiência, eficácia ou efetividade).
• Finalidade (descrição do objetivo do indicador).
• Fórmula (formula matemática para cálculo do índice do ciclo em análise).
• Unidade de medida (unidade utilizada para o indicador).
• Responsável (pessoa responsável pela coleta dos dados e análise do indicador).
• Periodicidade (periodicidade do ciclo de análise do indicador).
• Fonte de dados (base de dados de onde são coletados os dados para alimentação da planilha de indicadores).
• Meta (meta acordada com partes interessadas para o período).
• Sentido (> melhor ou < melhor).
• Gráfico (link para o gráfico gerado no G2).
Método ágil COGESA
Reunião das Ideias
Reunião realizada com o propósito de elencar os projetos/demandas que serão executadas no próximo ciclo. Essa reunião tem a duração máxima de duas horas. Saídas: * Relatório de Atividades - Trello ou Mediawiki - Dcumentar [Nome do Projeto|Objetivo SMART|Escopo|Partes interessadas|Tecnologias necessárias] * Lista de tarefas do projeto - Quadro no Trello: Padrão COGESA_NomedoProjeto - 4 listas: [Para fazer|Em curso|Concluído|Impedimentos]
Ciclo de execução
Cada ciclo terá uma duração de no máximo 14 dias. Período estabelecido onde a equipe terá o desafio de entregar produtos/serviços que adicionem valor ao processo de trabalho do cliente.
O ciclo será fatiado em 4 partes. Cada parte terá uma especificidade sobre o andamento do projeto. Serão duas segundas-feiras e duas sextas-feiras.
Parte I. Primeira segunda-feira: * Reunião de Planejamento * Duração: 1 hora * Será respondido: O que cada membro da equipe fará? Quais recursos necessários? * Ação: Atualizar o Trello do projeto - Mover para a Coluna "Em Curso" as atividades do ciclo.
Parte II. Primeira sexta-feira: * Reunião de Check Point * Duração: 1 hora * Será respondido: Existe algo concluído? Quais foram os impedimentos? * Ação: Atualizar o Trello do projeto. (preencher colunas Concluído e/ou Impedimentos)
Parte III. Segunda segunda-feira: * Reunião de Check Point * Duração: 1 hora * Será respondido: Existe alguma tarefa do Backlog a ser homologada? Quais foram os impedimentos? * Ação: Atualizar o Trello do projeto. (preencher colunas Concluído e/ou Impedimentos)
Parte IV. Segunda sexta-feira: * Sempre neste estágio são realizadas duas reuniões * Reunião do Backlog - duração de 1 hora * Será respondido: Existe algum item do Backlog que poderá entrar em Produção? Quais foram os impedimentos? * Ação: Atualizar o Trello do projeto. (preencher colunas Concluído e/ou Impedimentos) * Reunião de Revisão do Processo * Duração: 1 hora * Questionamentos: O que deu certo e iremos repetir? O que deu errado? O que será experimentado no próximo ciclo? * Documentar na wiki as lições aprendidas.
Métrica de Produtividade
Após a execução de cada ciclo deverá ocorrer o devido registro no intuito de formar uma base histórica que irá permitir a criação do Índice de Entregas da COGESA. (entregas/dias)
Representação do modelo
