Como a Gestão de Processos pode me ajudar?

Gestão de Processos (GP) é uma disciplina que agrega uma série de técnicas capazes de atuar continuamente no processo de trabalho, de modo a utilizar os recursos de forma mais eficiente e direcionar seus resultados para o alcance do objetivo perseguido, alinhando o processo às diretrizes estratégicas da organização, gerando, desta forma, um ciclo PDCA. O objetivo aqui não é expor todas as técnicas disponíveis para intervenção nos processos de negócio, mas tornar mais clara a forma como a GP pode atuar para a melhoria contínua dos seus processos ponta-a-ponta.

Para o correto entendimento do que foi descrito é necessário esclarecer o que afinal é um processo de trabalho.

Processo de trabalho é a reunião de recursos (humanos, tecnológicos, infra-estrutura etc.), norteada por direcionadores (regras de negócio, legislação, controles, valores) com o objetivo de transformar (agregar valor) insumos (matéria-prima, informação, etc) em produtos e serviços.

De forma mais esquemática temos: Entradas, Recursos, Direcionadores, Transformação (fluxo de atividades) e Saídas.

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Componentes do processo

É precisamente por meio desses componentes que a GP atua para a melhoria contínua do processo de trabalho. Assim, ao analisá-los os gestores deverão verificar as oportunidade de melhoria, conforme abaixo:

Entradas

Os insumos devem estar disponíveis na medida e no momento certo para alimentar o  processo.

Recursos Habilitadores

Os profissionais, na proporção adequada, devem ter conhecimento, habilidade e atitude (CHA) para lidar com o processo;  ter disponíveis a infra-estrutura e tecnologia adequadas (sistemas, hardware, software) para atuar corretamente na transformação do processo.

Direcionadores de Negócio

As atividades desenvolvidas no processo de negócio obedecem a uma série de regras, legislações, controles, valores. Esses direcionadores devem estar sempre atualizados, evitando regras e legislações caducas, controles mal construídos, mal comunicados, demasiados ou escassos.

Transformação

A análise do fluxo de atividades do processo deve verificar se há gargalos, atividades que não agregam valor, excessivos handoffs (passagem de bastão), retrabalhos, duplicidade de responsabilidades, muitos contatos com o cliente, oportunidade de automação.

Saídas

O produto ou serviço deve ser entregue dentro do prazo e cumprir as expectativas do cliente, buscando-se minimizar a variabilidade e defeitos.

Analisados os componentes do processo de trabalho, utilizando-se, para tanto, as técnicas e boas práticas da GP, os gestores poderão realizar ações para o aperfeiçoamento e controle do mesmo. O Escritório de Processos, na Coordenadoria de Gestão Estratégica, poderá auxiliar os gestores disponibilizando as ferramentas e técnicas necessárias para o melhoramento contínuo dos seus processos.

Avaliando a Performance dos Processos de Trabalho

A medição dos processos de trabalho é vital para a gestão da organização, no entanto, saber o que medir e como medir é determinante para o alinhamento dos esforços despendidos para a realização eficiente, eficaz e efetiva das atividades geradoras da valor.

Segundo o CBOK 3.0, desempenho de processo é o "rendimento de um processo em termos de extrapolação de tempo, custo, capacidade e qualidade".

Assim, para quantificar o desempenho torna-se necessária, com auxílio dos gestores, a criação de INDICADORES e METAS.

Os indicadores dos processos, sempre que possível, deverão, de acordo com a necessidade e custo benefício do monitoramento, conter os seguintes dados:

• Nome (nome sucinto para o indicador).

• Tipo (eficiência, eficácia ou efetividade).

• Finalidade (descrição do objetivo do indicador).

• Fórmula (formula matemática para cálculo do índice do ciclo em análise).

• Unidade de medida (unidade utilizada para o indicador).

• Responsável (pessoa responsável pela coleta dos dados e análise do indicador).

• Periodicidade (periodicidade do ciclo de análise do indicador).

• Fonte de dados (base de dados de onde são coletados os dados para alimentação da planilha de indicadores).

• Meta (meta acordada com partes interessadas para o período).

• Sentido (> melhor ou < melhor).

• Gráfico (link para o gráfico gerado no G2).

Método ágil COGESA

Reunião das Ideias

Reunião realizada com o propósito de elencar os projetos/demandas que serão executadas no próximo ciclo.
Essa reunião tem a duração máxima de duas horas.
Saídas: 
 * Relatório de Atividades
  - Trello ou Mediawiki
  - Dcumentar [Nome do Projeto|Objetivo SMART|Escopo|Partes interessadas|Tecnologias necessárias]
 * Lista de tarefas do projeto 
  - Quadro no Trello: Padrão COGESA_NomedoProjeto
  - 4 listas: [Para fazer|Em curso|Concluído|Impedimentos]

Ciclo de execução

Cada ciclo terá uma duração de no máximo 14 dias. Período estabelecido onde a equipe terá o desafio de entregar produtos/serviços que adicionem valor ao processo de trabalho do cliente.

O ciclo será fatiado em 4 partes. Cada parte terá uma especificidade sobre o andamento do projeto. Serão duas segundas-feiras e duas sextas-feiras.

Parte I. Primeira segunda-feira:
* Reunião de Planejamento
* Duração: 1 hora
* Será respondido: O que cada membro da equipe fará? Quais recursos necessários?
* Ação: Atualizar o Trello do projeto - Mover para a Coluna "Em Curso" as atividades do ciclo.

Parte II. Primeira sexta-feira:
* Reunião de Check Point
* Duração: 1 hora
* Será respondido: Existe algo concluído? Quais foram os impedimentos?
* Ação: Atualizar o Trello do projeto. (preencher colunas Concluído e/ou Impedimentos)

Parte III. Segunda segunda-feira:
* Reunião de Check Point
* Duração: 1 hora
* Será respondido: Existe alguma tarefa da Lista de Tarefas a ser homologada? Quais foram os impedimentos?
* Ação: Atualizar o Trello do projeto. (preencher colunas Concluído e/ou Impedimentos)

Parte IV. Segunda sexta-feira:
* Sempre neste estágio são realizadas duas reuniões
* Reunião da Lista de tarefas - duração de 1 hora
* Será respondido: Existe algum item do Lista de Tarefas que poderá entrar em Produção? Quais foram os impedimentos?
* Ação: Atualizar o Trello do projeto. (preencher colunas Concluído e/ou Impedimentos)
* Reunião de Revisão do Processo
* Duração: 1 hora
* Questionamentos: O que deu certo e iremos repetir? O que deu errado? O que será experimentado no próximo ciclo?
* Documentar na wiki as lições aprendidas.

Métrica de Produtividade

Após a execução de cada ciclo deverá ocorrer o devido registro no intuito de formar uma base histórica que irá permitir a criação do Índice de Entregas da COGESA. (entregas/dias)

Representação do modelo